La importancia del balance en el espacio de trabajo
La tendencia en el espacio de trabajo es buscar estar siempre conectados y comunicados. Los cambios en la forma de trabajar hoy han traído beneficios para las empresas y las personas, sin embargo,en ocasiones la oficina se ha convertido en un lugar en el que es difícil encontrar privacidad y concentración debido a la cantidad de distractores, ya sean humanos o tecnológicos, que nos rodean.
Por naturaleza, los seres humanos necesitamos momentos para estar a solas por distintos motivos: pasar desapercibidos para no ser distraídos, reflexionar, descansar, o simplemente pasar tiempo con nosotros mismos. El tiempo individual, además, es valioso ya que contribuye a mejorar las relaciones personales y laborales.
Encontrar el equilibrio entre privacidad y colaboración en la oficina contribuye al bienestar de las personas y su compromiso con los proyectos en los que participan dentro de la empresa. Hay que recordar que tanto la configuración del espacio como el mobiliario impactan directamente en la forma de trabajar y relacionarnos y, por lo tanto, en la eficiencia y los resultados al hacerlo.
Proyectando espacios de trabajo equilibrados
Es importante decir que la experiencia de equilibrio entre privacidad y colaboración es variable, depende del tipo de trabajo a desempeñar, los requerimientos de confidencialidad de la empresa, el contexto cultural, la personalidad, el estado de ánimo. Por este motivo, es necesario partir de la comprensión de las necesidades que tiene cada grupo de trabajo.
¿Cómo se puede lograr un equilibrio en la oficina entre áreas que promuevan el trabajo colaborativo y otras que permitan trabajar de forma individual o en grupo cuando se necesita discreción? La respuesta no está en cuatro paredes y una puerta cerrada, en cambio, se trata de configurar un escosistema de espacios interconectados que faciliten los dos tipos de interacciones; es decir, debe pensarse en diseñar oficinas que integren áreas abiertas que promuevan el trabajo en equipo con otro tipo de soluciones que favorezcan la privacidad.
El equilibrio entre privacidad y colaboración está en la libertad de elección de los usuarios
El equilibrio, en realidad, está en devolver al usuario la posibilidad de elegir y controlar el tipo de espacio que utilizará para trabajar en cada una de sus actividades, favoreciendo tanto la colaboración como la privacidad, ambas importantes para su bienestar y desempeño. Se necesita un cambio de paradigma en cuanto a la relación de las personas con el espacio de trabajo; la flexibilidad que otorgan los espacios y mobiliario de uso común son clave.
Por ejemplo, las áreas de reunión informal tienen la posibilidad de usarse de forma colaborativa o bien de forma individual, permitiendo que la persona se aparte a pensar o reflexionar sobre alguna idea o proyecto, leer algún reporte o artículo fuera de su lugar fijo de trabajo y además cambiará de postura, lo que contribuye a su bienestar físico y mental.
Otra alternativa es vestibular diferentes áreas de trabajo aprovechando el mobiliario de almacenamiento como barrera física y visual. También las mamparas bajas que se utilizan en sistemas modulares de uso compartido ayudan a delimitar el espacio de trabajo de cada persona y se disminuyen así las distracciones.
Por otro lado, en cualquier oficina se requieren áreas en las que discutir información privada entre dos o más personas. Para esta situación es conveniente diseñar salas de juntas cerradas o bien privados individuales o de uso común que puedan aprovecharse por diferentes integrantes y equipos en tiempos cortos. Otro aspecto que se soluciona a través de este tipo de soluciones es la distracción sonora y se da la posibilidad de tener, por ejemplo, juntas virtuales con personas o empresas que se encuentren en otro lugar sin necesidad de distraer a los compañeros de trabajo. Para ello es necesario equipar bien el área con la tecnología y herramientas que sean necesarias.
Fuentes consultadas:
Flynn, Donna. Redman, Melanie. Wang, Wenli. Töpfer Taylor, Maike. 2018. The Privacy Crisis, Taking a Toll on Employee Engagement. Steelcase 360º magazine. No. 68. PP. 15 – 37.
